Gana prestigio y alumnos nuevos cada año usando herramientas inteligente
Atraer y retener alumnos es el reto de todas las escuelas. La mayoría sucumben y cada año pierden alumnos y prestigio. CRM Scolaris te gana alumnos y te gana prestigio ante grandes comunidades porque crea la inteligencia que administradores, directores y maestros pueden usar para ganar en los desafíos que la atracción y retención de alumnos presenta cada ciclo escolar.
5 causas por las que los prospectos no escogen tu escuela
- Todas son iguales
Derecho, Administración, Psicología… Prácticamente todas las universidades ofrecen estas carreras. Los jóvenes saben que a veces los mismos maestros dan clases en distintas escuelas, así que, ¿por qué escoger ésta universidad en lugar de aquella?
Jóvenes y padres revisan sites, visitan campus, escuchan lo que familiares y amigos comentan. Si la universidad no puede presentarse de manera claramente distinta a todas las otras entonces pierde prospectos desde antes que estos la conozcan. Sin distinción el prospecto ni siquiera se anima a visitar la universidad. El prestigio es el recurso de tu colegio para distinguirse.
- Conflicto entre estudio, familia y trabajo
Trabajo y familia son factores que es cada vez más normal que los jóvenes deben organizar. Son fundamentales a la hora de escoger dónde estudiar. A menos que la universidad conozca esta información de sus prospectos no podrá ofrecerles el beneficio que buscan.
Conocer a los prospectos antes de que estos lleguen a la ventanilla de informes en el campus es una necesidad. Saber si son casados, si tienen hijos, si trabajan y en qué trabajan es tan importante como conocer su situación financiera.
- Ambiente poco motivante
Cada joven tiene motivos especiales para aspirar a concluir con éxito sus estudios universitarios. Todos los expertos en Pedagogía saben que la motivación es el factor crítico en los estudios. La motivación supera problemas financieros o familiares. La motivación del joven crea las historias de éxito que luego se convierten en el prestigio y blasón de la universidad. La universidad podría intervenir de manera determinante si conociera al recién llegado. Así se convertiría en un factor de motivación para que el muchacho persevere y corone sus estudios.
Los maestros son por lo general el canal por el que esta información podría llegar a la administración, pero los canales para pasar esta información del maestro a los que toman las decisiones o de plano no existen o son pobres. La carga académico-administrativa absorbe el tiempo de los docentes. Es muy normal que los docentes trabajen por horas en la universidad, de manera que el tiempo que estos pasan en el campus se acorta.
Aunque el muchacho pueda pagar el costo de sus estudios universitarios, si no se siente motivado en la universidad la abandonará.
- Pobre preparación escolar
Distintos antecedentes familiares y sociales significan distintos bagajes culturales. Hay muchachos que cada mes visitan el Palacio de Bellas Artes, hay otros que ni siquiera lo ubican. Hay muchachos que desde su casa tienen mociones de inglés, y algunos que se intimidan ante cualquier texto en otro idioma.
Conocer y distinguir los distintos bagajes culturales de cada prospecto le da a tu universidad la habilidad de canalizar a los muchachos a regularizaciones o cursillos o programas que en sí mismos son elementos que distinguen a tu universidad de todas las otras.
Cada nuevo estudiante tiene necesidades distintas. Los exámenes diagnósticos indican algunas de las posibles necesidades que puedan tener. Pero como se concentran en lo académico descuidan y pierden valiosas áreas de oportunidad.
- Problemas financieros
Poder pagar la colegiatura es el último elemento por el que los jóvenes o abandonan los estudios o la causa por la que escogen una universidad a otra. El departamento de finanzas debe ofrecer opciones, y todas las universidades lo hacen. Pero si el área de Finanzas no tiene un perfil rico y distinto del prospecto no podrán ofrecerle la herramienta, el recurso que lo retenga en tu universidad o que le indique que podrá permanecer en ella.
Inteligencia que gana guerras
El recurso para atraer más alumnos cada año es la inteligencia. La inteligencia es el recurso con el que tu universidad puede superar la multitud de desafíos que enfrenta para atraer más jóvenes. Pero reunir información y analizarla es en sí mismo un desafío.
La inteligencia es tan importante que gana guerras.
Pearl Harbor, diciembre 1941. Una de las derrotas más dolorosas para los Estados Unidos. Murieron 2,403 personas: marinos, tropas, médicos, enfermeras, pilotos, técnicos, jefes. Perdieron 12 grandes naves y 188 aviones. A cambio, los japoneses perdieron solo 29 aviones y 65 hombres en su ataque.
Kimmel, el almirante de 4 estrellas a cargo de la base, fue degradado. Por su descuido. Por su falta de previsión.
¿Qué causó tal derrota?
Ignorancia. Presunción. Kimmel (pero no solo él) creía que el ataque era imposible. La base es enorme y bien defendida. Está a miles de kilómetros de sus enemigos. Pearl Harbor era “to big to fall”: muy grande para caer.
Junio 1942. Seis meses después de esta derrota, la Marina norteamericana enfrentó y derrotó a la misma Kido Butai (fuerza móvil) que la había golpeado unos meses atrás. En la batalla de Midway 3 portaaviones norteamericanos sorprendieron y hundieron a 4 grandes portaaviones japoneses. Los militares nipones perdieron además de sus 4 portaaviones, 248 aviones. Vale decir, 248 pilotos. Pilotos de los más experimentados y con varias decenas de horas de vuelo. La pérdida del recurso humano fue lo que selló el destino japonés. Simplemente no podían ganar la guerra sin guerreros. Como una universidad sin nuevos alumnos se extingue.
¿Que hizo posible tal victoria?
Inteligencia. Previsión. Después de haber sido golpeados en Pearl Harbor la Marina norteamericana empezó a vigilar a sus enemigos. Empezó a buscarlos y ubicarlos para saber qué hacían, hacia donde se desplazaban, qué naves movían hacia dónde. Submarinos y aviones cruzaban mar y cielo buscando, vigilando. La Marina debió crear toda una nueva administración para generar la inteligencia que le daría la victoria.
COMINT, Comunicattion Intelligence, fue el nombre que se le dio a la nueva agencia encargada de generar y administrar la información reunida.
MAGIC fue el nombre que se le dio a los mensajes descifrados. El radio es la vía de comunicación en el mar. Los mensajes japoneses eran interceptados pero desde luego estaban en clave secreta. Justo antes del ataque a Pearl Harbor los japoneses cambiaron su código dejando a los norteamericanos a ciegas.
Enero 1942: los analistas del COMINT quiebran el nuevo código japonés, el JN 25. Desde ese momento la inteligencia norteamericana sabía dónde estaban los japoneses. Escuchaba lo que capitanes, pilotos y jefes planeaban. Con ésta inteligencia pudieron saber qué planeaban, qué nuevos objetivos se ponían, que islas iban a atacar. MAGIC permitió incluso escuchar incluso los detalles en la organización del desembarco contra Midway: el número de tropas, el número y nombre de los barcos transporte, qué naves los protegerían y desde dónde llegarían a la isla.
MAGIC es la información inteligente. Con esta información los norteamericanos sabían quiénes tomaban las decisiones, qué jefes ganaban los debates, quiénes eran nombrados al mando de cada operación. Esta inteligencia fue lo que les dio superioridad a los norteamericanos. Conocían los detalles de los ataques en su contra.
La historia de Midway es contra intuitiva: lo normal es creer que los estados Unidos ganaron la guerra por su superioridad material: tenían más barcos, más aviones, más armas. No fue así. La Marina norteamericana golpeó mortalmente a la japonesa antes de tener los nuevos barcos. Con aviones que eran a juicio de los expertos inferiores al Zero japonés. Pero al conocer los detalles de los planes enemigos pudieron revertir su inferioridad material y aprovechar estupendamente sus recursos inferiores.
3 portaaviones pudieron así derrotar a 4 porque sabían cuándo, desde qué vector, con qué dirección y contra qué objetivos se dirigían. Casi podían leer la mente de sus enemigos. De esta manera ya no podían perder. Hubo mucho trabajo rudo. La batalla se debió ganar con arrojo y valor, y muerte. Pero la inteligencia de lo que sus enemigos querían y qué medios usaban para conseguirlo permitió a los americanos adelantarse, prever y ganar (1).
CRM Scolaris, MAGIC para tu universidad
Como en casi todos los ámbitos, en los negocios la información es poder, y la herramienta con la que obtener y almacenar esa información es un CRM.
CRM (en inglés Customer Relationship Management, o Gestión de las relaciones con clientes) es una aplicación que permite centralizar en una única Base de Datos todas las interacciones entre una empresa y sus clientes.
Las empresas que utilizan soluciones CRM generan más oportunidades de venta, agilizando la gestión, con presupuestos actualizados en tiempo real y procesos de ventas optimizados. Del mismo modo las empresas que utilizan CRM pueden hacer mejores segmentaciones, y disponen de la información para un servicio de atención al cliente y postventa de nivel superior.
Scolaris es una solución de tecnología creada por Ti-M (2), con la finalidad de entender, anticipar y responder a las necesidades de las instituciones educativas y su alumnado, permitiendo crear un vínculo entre la institución y el estudiante, logrando un acompañamiento desde su prospección, ciclo de vida en su periodo escolar, y dando seguimiento una vez que el alumno ha egresado. Scolaris brinda una visión completa que permite la gestión efectiva del ciclo de vida del alumno.
Scolaris trabaja con CRM Dynamics, una herramienta indispensable para mantener un intercambio de información más acertado, puntual y profesional con el alumno, consolidando la información directamente en la plataforma, sin errores y sin repetición de ésta.
Scolaris cuenta con el respaldo de instituciones educativas que han adquirido esta solución, tales como el Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey, Universidad TecMilenio y UDEM — Universidad de Monterrey.
Los prospectos potenciales representan el universo de contactos que han sido captados para cierto periodo académico por alguno de los canales pero que aún no ha sido validado; los prospectos potenciales normalmente son captados a través de las fichas o tarjetas de contacto usadas en las actividades de promoción, a través de una landing page o por alguna carga de base de datos nueva obtenida mediante determinada campaña.
Scolaris CRM permite alinear el proceso de validación de un prospecto potencial para convertirlo en un prospecto real y al mismo tiempo permite registrar todas las interacciones hechas por los promotores o agentes con el fin de ganar su interés en algún programa de la institución.
Los prospectos son todos aquellos contactos validados que tienen cierto interés por estudiar en algún programa y periodo de la institución. El proceso de validación previo se convierte en un proceso de seguimiento y admisión donde el la tarea del promotor o asesor será usar las herramientas que Scolaris CRM le ofrece tales como envío de correo electrónico, llamadas, citas, invitación a eventos, etc., con el fin de cumplir el objetivo final que es inscribir al prospecto.
Mediante el módulo de datos complementarios de solicitud de admisión, Scolaris CRM ofrece al asesor la posibilidad de generar un formato de solicitud estándar que se alinee a las necesidades de la institución y que puede ser utilizado como el medio oficial para registrar al prospecto ante el departamento de servicios escolares.
De escuela bien administrada a escuela inteligente
¿Sería útil para ti que escuchar las conversaciones que los jóvenes prospectos tienen con sus padres, amigos, familiares sobre qué carrera estudiar, o dónde sería mejor estudiarla?
Es normal creer que estas herramientas digitales deshumanizan.
Pero piensa en una ventanilla. La ventanilla de las clínicas del IMSS o las de Hacienda. Piensa en las filas de decenas de personas cansadas esperando a hacer un trámite. Estas filas son las que de verdad deshumanizan a las personas.
Accede ahora mismo al site de Ti-M y con mucho gusto te brindaremos la información que convertirá a tu escuela en una escuela no sólo bien administrada sino inteligente. Anticipa para ganar.
(1) Mover la guerra. Orígenes de la batalla de Midway.
(2) https://www.ti-m.com.mx/2017/01/03/scolaris-crm-academico/
